INFORMATION OM HANTERING AV PERSONUPPGIFTER
Med denna integritetspolicy vill Smygehamn Bostäder AB förklara hur vi behandlar dina personuppgifter och hur vi ser till att personuppgiftsbehandling utförs på ett ansvarsfullt sätt och i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.
1. ALLMÄNT
1.1 Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Vi är angelägna om att skydda och respektera din integritet och eftersträvar en hög säkerhetsnivå vid all behandling av personuppgifter.
2. PERSONUPPGIFTSANSVARIG
2.1 Smygehamn Bostäder AB (org. nr. 556441-6690) är personuppgiftsansvariga för den behandling som utförs av oss eller för vår räkning. Detta innebär att vi bestämmer ändamålen med och medlen för behandlingen av personuppgifter, dvs. varför vi behandlar dina uppgifter samt hur och på vilket sätt vi behandlar dem.
2.2 Om du har några frågor om hur dina personuppgifter behandlas, kan du kontakta oss via kontaktuppgifterna som anges nedan.
3. VAD ÄR EN PERSONUPPGIFT OCH EN BEHANDLING?
3.1 En personuppgift är all information som direkt eller indirekt (dvs. tillsammans med andra uppgifter) kan kopplas till en nu levande fysisk person. Exempel på sådana uppgifter är namn, IP‐adresser, beteenden och kontaktuppgifter såsom telefonnummer samt e‐post‐ och vanlig postadress. Även om uppgifterna inte var för sig kan identifiera dig som individ, kan uppgiften utgöra en personuppgift om den, tillsammans med andra uppgifter, kan kopplas till dig.
3.2 Med behandling av personuppgifter avses i princip alla åtgärder som vidtas med personuppgifter, exempelvis insamling, registrering, bearbetning, ändring, användning för olika ändamål, lagring, utlämnande, blockering eller förstöring.
4. VÅR BEHANDLING AV DINA PERSONUPPGIFTER
4.1 Vilka personuppgifter samlas in och när raderas de?
4.1.1 I relationen med våra kunder, leverantörer och andra externa parter behöver vi ha tillgång till kontaktpersoner. Vi behöver därför samla in vissa personuppgifter om dig såsom namn, e‐postadress, telefonnummer och din position hos bolaget/organisationen som du representerar.
4.1.2 För det fall vi har en relation med en enskild firma behöver vi, utöver ovanstående uppgifter, även hantera personnummer då personnummer utgör organisationsnummer för enskild firma.
4.1.3 Uppgifter som vi samlat in om dig som kontaktperson sparas så länge du är kontaktperson. Om du avslutar din anställning eller om någon annan ersätter dig som kontaktperson kommer dina uppgifter att raderas och ersättas med uppgifter till ny kontaktperson.
4.1.4 Dina personuppgifter raderas även om relationen mellan oss och bolaget/organisationen som du representerar avslutas. Vi kommer då enbart att bevara uppgifter om att bolaget/organisationen ifråga varit en tidigare kund eller leverantör till oss.
4.2 För vilka ändamål behandlas personuppgifterna?
4.2.1 Personuppgifterna behandlas för det övergripande ändamålet att kunna hantera relationen med det bolag/organisation du representerar. Vi behandlar främst dina uppgifter när vi behöver kommunicera med dig. I nästkommande stycken ges exempel på sådan kommunikation.
4.2.2 Om bolaget/organisationen är kund hos oss för att de valt att anlita våra tjänster inom hyresförhandlingar för lokaler eller bostäder, kommer våra fastighetskonsulter att bistå i förhandlingarna och använda dina uppgifter för att administrera avtalsförhållandet och utföra de årliga hyresförhandlingarna.
4.2.3 Vi tillhandahåller även inkassoverksamhet. Om bolaget/organisationen valt att anlita vår inkassoverksamhet kommer vi att använda dina kontaktuppgifter för att kunna bistå med inkassohantering.
4.2.4 Oavsett vilken relation som bolaget/organisationen du är kontaktperson för har med oss kan vi komma att använda dina uppgifter för redovisningsändamål, exempelvis i samband med fakturering.
4.3 Laglig grund och berättigade intressen för personuppgiftsbehandlingen
4.3.1 Vi behandlar alltid dina personuppgifter i enlighet med tillämplig lagstiftning.
4.3.2 Vi behandlar enbart dina personuppgifter då vi har ett legitimt och berättigat intresse av att få behandla uppgifterna för ändamålen ovan och behandlingen inte bedöms kränka din integritet, dvs. behandlingen sker med stöd av en intresseavvägning. Bedömningen baseras framförallt på att det är harmlösa uppgifter om dig som vi behandlar och att vi utför en begränsad behandling.
4.3.3 Om du som fysisk person är kund hos oss är den lagliga grunden att behandling sker för att kunna fullgöra avtalet oss emellan.
4.3.4 För det fall vi skulle behandla dina personuppgifter för något annat ändamål än vad som anges ovan, kommer vi att informera dig om detta.
5. BEGRÄNSNINGAR I UTLÄMNANDE AV PERSONUPPGIFTER
5.1 Vi kan komma att lämna ut dina personuppgifter till andra bolag och föreningar inom federationen Fastighetsägarna, såsom Fastighetsägarna Sverige ekonomisk förening, Fastighetsägarna Sverige AB, osv....
5.2 Vi kan även anlita externa samarbetspartners för att låta dem utföra uppgifter för Smygehamn Bostäder AB:s räkning, t.ex. för att tillhandahålla IT‐tjänster såsom ett redovisningssystem, hyressystem eller för att hjälpa till med marknadsföring. Utförandet av dessa tjänster kan innebära att Smygehamn Bostäder AB:s samarbetspartners, både inom EU/EES och utanför EU/EES, får tillgång till dina personuppgifter.
5.3 Bolag som hanterar personuppgifter för vår räkning får ingå ett biträdesavtal med oss för att vi ska kunna säkerställa att en hög skyddsnivå för dina personuppgifter upprätthålls hos våra samarbetspartners. I relation till samarbetspartners utanför EU/EES vidtas särskilda skyddsåtgärder, som t.ex. att teckna avtal som inkluderar de standardiserade modellklausuler för dataöverföring som antagits av EU‐kommissionen och som finns tillgängliga på EU-kommissionens webbplats.
5.4 Som ett led i att fullgöra avtalet med organisationen/bolaget du företräder vid hyresförhandling eller vid tillhandahållandet av förvaltningsuppdrag, kan vi komma att behöva tillhandahålla dina uppgifter till en tredje part, exempelvis försäkringsmäklare, hyresgästföreningar, motpartsombud, socialnämnder, övriga nämnder, kommuner och domstolar.
5.5 Vi kan även komma att lämna ut personuppgifter till myndigheter som t.ex. Polisen, Skatteverket eller annan myndighet vid utredning av brott eller om vi annars är skyldiga att lämna ut sådan uppgift med stöd av lag eller myndighetsbeslut.
5.6 Smygehamn Bostäder AB kommer inte att lämna ut dina personuppgifter i någon annan utsträckning än vad som beskrivs i denna punkt 5.
6. DINA RÄTTIGHETER ENLIGT TILLÄMPLIG DATASKYDDSLAGSTIFTNING
6.1 Du har rätt att, i enlighet med vad som följer av tillämplig dataskyddslagstiftning, när som helst begära att få tillgång till de personuppgifter som behandlas om dig. Du har vidare rätt att få dina felaktiga personuppgifter rättade, att vi ska sluta behandla samt radera dina personuppgifter, att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, samt att invända mot behandlingen av personuppgifterna.
6.2 För det fall du skulle vilja utöva någon av dina rättigheter, vänligen kontakta oss via kontaktuppgifterna som anges nedan.
6.3 Du har även rätt att när som helst inge klagomål till tillämplig tillsynsmyndighet om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med tillämplig dataskyddslagstiftning.
7. KONTAKTINFORMATION
7.1 Smygehamn Bostäder AB:s kontaktuppgifter
Personuppgiftsansvarig för behandling av dina uppgifter är Smygehamn Bostäder AB. Om du har frågor rörande hur vi behandlar dina personuppgifter, eller vill ha upplysning om och kontaktuppgifter till utsedd ansvarig för personuppgiftsfrågor i övriga bolag inom vår koncern, är du välkommen att kontakta oss via följande kontaktuppgifter:
E‐post: info@smyge.net
Tel: 0410-438 30.
Copyright © 2023